אתם אולי לא שמים לב לזה, אבל כולנו משתמשים במיומנות המשא ומתן כמעט בכל דבר שאנחנו עושים בחיים. אנחנו מנהלים משא ומתן כאשר אנחנו נכנסים למשרד כדי להגיש הצעה או לבקש העלאה; כאשר אנחנו נפגשים עם בעל מקצוע ומנסים לדבר איתו/ה על המחיר; כאשר אנחנו יושבים עם בני הזוג שלנו כדי לדבר על העתיד המשותף; כאשר אנחנו מסבירים לילדים שלנו מה מותר ומה אסור להם; ואפילו, באופן מסוים, כאשר אנחנו מנסים להשתלב בכביש בצורה חלקה בלי שאף אחד יתעצבן קל וחומר כשאנו משמשים כדירקטורים כאמונים ובעלי השפעה על הכיוון של החברה או הארגון.

"משא ומתן זה מקצוע רציני", מדגיש צור. "כל סוג של תקשורת היום היא משא ומתן. כל ניסיון לשכנע או להשפיע – זה משא ומתן". כיום אפשר להיחשף אך לא ניתן ללמוד בצורה מעמיקה משא ומתן בקורס אקראי באוניברסיטה, הוא מסביר. "מדובר בפרופסיה, באחת המיומנות הכי חשובות של כל אחד ואחת מאתנו". אז איך מנהלים משא ומתן נכון? מהם הכללים שצריך לזכור בשביל לעלות את הסיכויים שלנו לקבל מה שאנחנו רוצים, עוד יותר כשמדובר במצבים של אחריות גדולה כשל דירקטור?

1. התעניינו במצבו/שלומו של השותף
כשאתם רוצים להשיג משהו אתם מגיעים עם אג'נדה ברורה משלכם, אבל לפני שניגשים למשא ומתן, עצרו רגע וחשבו – מה עבר על האנשים שאתם רוצים לדבר איתם? אולי אותו/ה מנ"כל/ית בדיוק התווכח/ה עם אשתו/בעלה רגע לפני שכונסה ישיבת דירקטוריון? אולי העובד איתו צריך לשוחח בדיוק ננזף ע"י אחד ממנהליו? כמובן שאין אפשרות לדעת, אבל בשביל להצליח במשא ומתן אנחנו צריכים כמה שיותר מידע מקדים ועדכני. מה עושים? פשוט שואלים: "האם זה מתאים עכשיו?" או "סליחה, יש לך כמה דקות?". בררו מה המצב אצל הצד השני, הרגישו את השטח.
הנטייה שלנו כישראלים ככלל ובתפקידי ניהול בפרט לתפוס מישהו ו"להתנפל" עליו בכל מיני שיחות קצרות של סגירת עניינים - זה לא יעבוד לאורך זמן. עליכם להבין, שהאדם שמולכם ככל הנראה לא חיכה כל היום שידברו איתו, ולכן שווה לשאול בתחילת הדברים האם עכשיו זה זמן מתאים. לא להתייחס למפגשים כדבר מובן מאליו. התחילו במחווה- אין צורך להביא זר פרחים אבל נכון להושיט יד ללחיצה, לשאול האם הצד השני רוצה לשתות משהו או אפילו להביא כיבוד קל – כל הדברים האלה נקלטים בראש כאקטים של כבוד בסיסי ומשליכים על מידת האמון שיעזרו לכם להשיג את מבוקשכם על בסיס תקשורת יעילה ומועילה.

2. היו מודעים לאפקט הקהלים
אחוז גבוה מההצלחה שלנו במשא ומתן תלוי בקהלים שנמצאים סביבנו. צריך לזכור שככל שיש יותר קהלים כך הדבר מתסיס יותר, כי אנחנו נרגיש בסוג של מבחן. למה הכוונה? דמיינו שיחה שמתרחשת באמצעות הדיבורית ברכב. השאלה השנייה אחרי מה שלומך תמיד תהיה האם עוד אנשים שומעים אתכם כרגע, נכון? ויש לכך סיבה: המשא ומתן היעיל ביותר הוא כאשר מדברים בארבע עיניים. כל זוג עיניים או אוזניים נוספות גורמות למושא השכנוע שלנו לחשוב על מה תהיה הביקורת כלפיו ומה "הם" – הקהלים- יגידו או יחשבו. זו הסיבה שהם מהווים לא פעם מכשול בדרך להשיג את מה שאנחנו רוצים. רק בשביל להבין כמה זה חשוב, אציין שלא פחות מ-90 אחוז מהכשלים במשא ומתן נובעים מנוכחותם של קהלים. לכן זכרו: משא ומתן מנהלים עם כמה שפחות אנשים, יש לזכור כי ישיבות הדירקטוריון נועדו בעיקר לאסוף נתונים, לקבל הסברים, להבין את הדינמיקה ולא פחות חשוב את הפוליטיקה ארגונית ולא בהכרח לנהל משא ומתן, אולי לזרוע זרע של רעיון או כיוון אותו נפתח ועליו נדבר בהרחבה בפורום מצומצם ורלוונטי יותר.

3. אל תפתיעו
מי מאתנו בחברה הישראלית לא אוהב את גורם ההפתעה במשא ומתן? מה יותר כיף מלשלוף קלפים חזקים ולהתפרץ למשרד של הבוס בשביל לשים את הדברים על השולחן, או אפילו לדרוש תשובות פנים מול פנים: "למה פסלת את הפרויקט שלי?" או "מה יש לך להגיד על הנתון הזה שאני מציג בפניך?" כדי לעלות את הסיכויים להשגת המטרה יש להוריד את הרגל מדוושת ההפתעות. "כשאנחנו מופתעים אנחנו כמו בעלי חיים – או שאנחנו נתקוף חזרה או שאנחנו נברח או שנקפא", אומר מיכאל ומסביר שמדובר בתגובות אינסטינקטיביות שלא יועילו לאף אחד מהשותפים לתהליך המשא ומתן. מה שאתם צריכים לעשות זה להוביל את האדם לעבר המטרה. אל תפתיעו; תנו לו את הזמן ואת השהות לחשוב ולהתכונן. ומה קורה אם אתם מופתעים בעצמכם? תגידו את האמת: שהופתעתם בדבר שלא הייתם מוכנים אליו, שאתם זקוקים לזמן בכדי לחשוב על הדברים ותחזירו תשובה. העיקר לא לנסות לאלתר תהליכי משא ומתן ככלל והחלטות בפרט - לא "יורים" מהמותן!

4. שמרו על סקרנות -
בעולם בו אנו כמות הידע רבה, מגיע מידע רב בכל רגע נתון. ניתן לדעת כמעט הכול על כל דבר תוך שניות בעזרת אמצעי התקשורת השונים והמתחדשים, אבל האמת היא שהצפה של כל כך הרבה מידע מקשה להבדיל בין הטפל לעיקר – וכאשר רוב המידע שמגיע מוצג באופן שלילי, זה גורם ללחץ, חשדנות ודריכות מיותרת. לדוגמא, צונאמי הכה באינדונזיה. עם כל הכאב אין צורך לבטל עכשיו את כל הטיסות לאינדונזיה, הרי הצונאמי הכה רק במקום אחד ספציפי ושאר המדינה ממשיכה להתקיים. הצפת המידע שהתקבל על אינדונזיה היא שלילית באופן גורף כך שלא תמיד טורחים לברר את הנתונים לאישורם. הקשיבו למה שיש לצד השני לומר מבלי להתקבע סביב המידע הקודם והלאו דווקא נכון שיש לכם. כך ניתן להבדיל בין העיקר לטפל ולהשפיע בצורה יעילה ומעילה על תהליך קבלת ההחלטות.
עצם הידע הרב לא הופך את בני האדם לקוראי מחשבות. על מנת להבין מה הולך בראש של האדם שמולכם יש לאפשר לו לדבר- לדובב ולעודד אותו לחלוק אתנו את דעותיו, מחשבותיו וכן גם את תחושותיו. בהרבה מקרים הוא מקור מיוחד ולעיתים היחיד למידע עדכני בנושא זה או אחר.

5. בקשו - 
התחילו מלבקש, תמיד! הקפידו להעביר לשותף שלכם במשא ומתן את התחושה שיש לו את האפשרות לבחור. במקום: "חתום כאן!" או: "למה לא?!", נסו: אתה מוכן לשתף אותי בבקשה בסיבות שאתה בוחר שלא לקיים את העסקה?". אפקט הבקשה הוא מדהים: לפי מחקר שנעשה, אם תנסו להשתלב בכוח בנתיב בכביש עמוס, נהגים אחרים יעשו הכול בשביל שלא תצליחו להשתלב; לעומת זאת, אם רק תבקשו מהנהג רשות להשתלב לפניו, אפילו במבט ומחוות יד עדינה, תופתעו לגלות עד כמה הם ישמחו שתיכנסו לפניהם. אנו יודעים כיום שבקשה היא סימן לעצמה, אני יודע מה אני שווה , לכן אין לי בעיה להתחיל בבקשה, בעיקר כשמדובר בחברי/ות דירקטוריון, בעלי ידע וניסיון רב. גישה חכמה ומתוחכמת בעת ניהול משא ומתן היא לבקש ולשאול מה השותף מציע לפני שאתה מעלה הצעות רלוונטיות על השולחן. אם נשמע את ההצעות של השותף שלנו קודם, הכדור יישאר בידיים שלנו ונוכל לבחור במספר שיטות פעולה: במקרה הטוב, ההצעה שלו תהיה יותר טובה ממה שחשבנו בעצמנו אז זכינו. במקרה שההצעה שלו תישמע לנו סבירה ביותר אנחנו יכולים פשוט להסכים ולתת לו את הקרדיט עליה, מדובר על ויתור קל של אגו לטובת השגת המטרה. במקרה שההצעה שלו לגמרי מפספסת את המטרות, ישנה האפשרות ללמוד לפי התשובות וההצעות שלו על איכות ההקשבה מהצד שלו, לשכלל ולדייק את התקשורת ולהדגיש שוב את הנקודות החשובות – ועל ידי כך לנסות לקרב אותו להצעה שאנחנו נהייה מסופקים ממנה גם כן.

לסיכום, כשהלחץ מסביב גובר וחשיבות המטרה עולה, הטווחים מצטמצמים כמעט באופן בלתי מודע. ניתן לראות זאת בכל פעם מחדש בשגרת היום יום, כאשר שולחים דואר אלקטרוני למישהו ואין התייחסות, מיד לאחר מכן מתקשרים, ואם עדיין לא ברור אז קובעים להיפגש ולדבר על זה. קשר עין, קרבה אנושית ומגע עושים את שלהם. בכל הקשור לניהול תהליך המשא ומתן בצורה יעילה ומעילה. לצערנו הנטייה במצבי לחץ היא להעלות את הטונים. ברגע שמרימים את הקול, מתווכחים או מאיימים, לא רק שלא משיגים את המטרה אלא זה גם פוגעים במוניטין שלכם באופן אנוש, ובעולם שלנו כיום, המוניטין זה הדבר הכי חשוב. אז חשוב לזכור שבמשא ומתן, לא מרימים את הקול גם אם צודקים והמעמד מאפשר. בסופו של דבר אין שום פרויקט ואף אדם שמצדיק פגיעה במוניטין. "טוב שם טוב משמן טוב" אמרו חכמים. אבל מה עושים במקרה שכבר אי אפשר להמשיך ולהתאפק? פשוט אומרים "בוא נעצור". כשמשא ומתן מדרדר ישנו כלל שאומר לבדוק את הפת"אם- פורום, תזמון, אווירה ומקום. כאשר התהליך תקוע או נראה כי לא יניב הסכמות, מספיק שנשנה אחד או יותר ממרכבי ה "פתא"ם" וזאת בכדי לקבל הזדמנות נוספת ,בשאיפה טובה ומוצלחת יותר, לניהול המשא ומתן.

מיכאל צור - מומחה בעל שם עולמי בניהול משא ומתן, מיסד ומקים התכנית שקלא וטריא, אחד המומחים בישראל למשא ומתן. משמש כבר שנים כחבר בצוות החשיבה של צוות המשא ומתן המטכל"י.  בין היתר עבד בשיתוף פעולה עם מנהל צוות המשא ומתן של משטרת ניו-יורק והשתתף במשא ומתן על שחרור הצלם אולף והכתב סטיבן של רשת פוקס בשנת 2006, לאחר חטיפתם ברצועת עזה.